Explicamos o que é uma auditoria administrativa, seus princípios e os tipos existentes. Além disso, seus diferentes objetivos e metodologia.
O que é uma auditoria administrativa?
Uma auditoria administrativa é entendida como uma revisão completa da estrutura organizacional de uma empresa ou organização de qualquer natureza, bem como seus mecanismos de controle, funcionamento e seus recursos humanos e materiais. Se trata de um procedimento que avalia a organização como um todocomparando seu desempenho com seus objetivos, tanto globais quanto por unidade, para ter uma ideia da eficácia de seu modelo de gestão.
O termo “auditoria administrativa” usado pela primeira vez em 1935quando James O. McKinsey, pertencente à American Economic Association, propôs as bases para a revisão de uma empresa em todos os seus aspectos, “à luz de seu ambiente atual e provável futuro”.
Este conceito permitiria o posterior surgimento de ideias como a auto-auditoria proposta em 1955, e o desenvolvimento desta figura como um importante mecanismo no campo da competitividade entre as organizações e na teoria administrativa.
Uma auditoria administrativa obedece aos seguintes princípios:
- Sentido de avaliação. Com este tipo de auditorias, não se mede o potencial ou idoneidade dos profissionais ou trabalhadores dentro da organização, nem a dinâmica gerencial, ou seja, dos gestores administrativos responsáveis por coordenar as forças da empresa internamente.
- Importância da verificação. Uma auditoria eficaz não apenas baseia suas conclusões nas informações obtidas, mas também oferece meios científicos para interpretá-las e verificar se é uma avaliação confiável.
- Pense em termos administrativos. O foco dos auditores deve estar sempre no aspecto administrativo da empresa, e não em outras áreas sujeitas à gestão administrativa. É uma avaliação dos processos e recursos voltados para a missão da empresa.
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Tipos de auditoria administrativa
Existem dois tipos fundamentais de auditoria administrativa:
- Funcional. Tem como foco o desempenho e adequação dos cargos de gestão e as dinâmicas propostas a partir deles.
- Análise. Tem como foco entender os próprios processos que são colocados em operação dentro da estrutura da empresa.
Objetivos de uma auditoria administrativa
Toda auditoria administrativa busca encontrar as deficiências ou fragilidades das diversas regiões de uma empresa, para corrigi-las ou resolvê-las. Isso significa o seguinte:
- Otimizar a administração dos recursos da empresa.
- Avaliar o serviço (ou produto) prestado pela empresa, visando a satisfação do cliente.
- Aumentar os níveis de qualidade e competitividade através de diversos mecanismos e planos de gestão.
- Identificar sucessos administrativos e replicá-los em situações semelhantes.
- Analise as funções de cada divisão da empresa em relação às demais.
- Gerar e propor novos esquemas organizacionais que resolvam problemas em nível macro ou micro empresarial.
Metodologia de uma auditoria administrativa
Toda auditoria administrativa consiste em quatro etapas elementares:
- Planejamento. São estabelecidos os parâmetros e diretrizes que servirão para focar a revisão de auditoria, ou seja, deve-se primeiro definir o que procurar e quais serão os critérios específicos de busca. Isso passa por uma leitura de “sintomas” ou conflitos aparentes.
- Instrumentação. A escolha é feita entre vários modelos de coleta e medição de dados, dependendo da natureza do negócio e do tipo de conclusões a serem alcançadas.
- Análise. O planejamento é aplicado e são coletados dados e estatísticas ou qualquer outro tipo de informação que atenda às diretrizes pré-estabelecidas.
- Relatório. O encerramento da auditoria resulta num relatório em que é detalhado e explicado todo o processo, são reportados os resultados e, por fim, são feitas as recomendações pertinentes.