Explicamos o que é um manual de procedimentos e quais são os seus objetivos. A sua importância para uma organização e alguns exemplos.
O que é um manual de procedimentos?
Um manual de procedimentos é um documento que fornece informações sobre as diferentes operações realizadas por uma organização, empresa ou um departamento específico da mesma. É elaborado pela mesma instituição ou organização onde é utilizado e apresenta suas informações de forma detalhada, ordenada, sistematizada e compreensível.
É concebido como uma ferramenta administrativa para uso diário, uma vez que permite orientar o desempenho do trabalhador antes de qualquer dúvida. Por outro lado, é também um instrumento que facilita o controle interno da organização, pois detalha as tarefas que devem ser realizadas.
Quando falamos de procedimentos, nesta área, referimo-nos não só a ações específicas e conjuntos de tarefas, mas também aos materiais envolvidos, à ordem em que devem ser executados, ao tempo que normalmente devem levar e à sistemática e conjunto concatenado de processos que resultam na saída da empresa ou departamento.
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Objetivos de um manual de procedimentos
Os manuais de procedimentos têm como objetivo:
- Eles facilitam o Treinamento e treinamento de pessoal.
- Eles especificam as capacidades e responsabilidades de cada cargo trabalho, departamento ou toda a organização.
- Eles fornecem um visão abrangente dos processos que compõem o trabalho da empresa ou organização.
- compor o histórico processual da organização, ganhando posteriormente valor documental.
- permitir que a avaliação de desempenho dos trabalhadores com base no ideal esperado pela empresa.
A importância de um manual de procedimentos
É comum que as pequenas empresas não tenham manuais de procedimentos. Isso pode ser porque eles não tiveram tempo para isso, nem suas áreas ou responsabilidades departamentais totalmente definidas (se é que têm departamentos). Em outros casos, eles simplesmente não viram a necessidade de produzir um documento para o futuro.
No entanto, quando uma empresa cresce a forma como o trabalho é feito precisa ser revisada, questionada e monitorada. Além disso, os novos funcionários exigem diretrizes firmes e por escrito sobre o que seu trabalho envolve. Por outro lado, os manuais de procedimentos funcionam como um seguro: é preferível tê-los e não precisar deles do que precisar deles e não tê-los elaborado.
Exemplos de manuais de procedimento
Alguns exemplos de manuais de procedimentos de vários tipos são:
- Manual de Procedimentos da Unidade de Gestão da Universidade do Chile
- Manual de procedimentos da empresa espanhola de sistemas de água potável SCGV
- Manual de procedimentos da Universidade Estadual de Sonora (UES)
- Manual de procedimentos do Ministério do Trabalho do governo argentino
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Referências
- “Manuais de procedimentos e sua utilização no controle interno” em Gestiópolis.
- “Como elaborar um manual de procedimentos (e para que você precisa dele)” em Entrepreneur.
- “Qual é o objetivo de um manual de procedimentos?” em BizManualzcom.