Explicamos quais são as funções de administração definidas por Henry Fayol e as características de cada uma.
funções de administração
As funções da administração são tarefas universais que permitem coordenar o conjunto de atividades que ocorrem em uma empresaefetivamente.
Um dos primeiros teóricos a definir essas diretrizes foi Henry Fayol. Esse engenheiro francês trouxe uma abordagem clássica para a administração, após vivenciar as consequências da Revolução Industrial e da Primeira Guerra Mundial.
As funções administrativas impactam toda a estrutura de uma organização, desde os níveis mais baixos e médios (com trabalhadores e profissionais) até os níveis mais altos (com a capacidade gerencial, que inclui a área administrativa).
Embora o objetivo final de uma empresa seja gerar lucro, as funções administrativas são as medidas que devem ser seguidas para atingir seus objetivosatravés de diferentes ações e estratégias.
Veja também: Teoria clássica da administração
A função do planejamento
A função de planejamento é a primeira e mais importante de gestão administrativa. Segundo Fayol, a empresa precisa de um bom plano de ação (ou projeção), do qual deva participar toda a estrutura, que possibilite o gerenciamento da área de produção, pessoal e recursos.
planejamento pode ser de curto e longo prazo. Além disso, deve ser considerado como um processo contínuo, ou seja, a gestão deve projetar, implementar e revisar seu planejamento regularmente para ajustar o plano conforme necessário e com base nos progressos alcançados.
O desenvolvimento do planejamento envolve a definição de aspectos da empresa, como:
- A missão. Refere-se ao propósito para o qual a organização foi criada.
- A visão. Refere-se à situação de longo prazo em que você deseja colocar a organização.
- Os valores. Refere-se ao conjunto de regras e princípios pelos quais a instituição é regida.
- Os objetivos. Refere-se a propósitos mais específicos do que a visão, embora também possam ser de longo prazo.
Mais em: Planejamento em administração
A Função Organizar
A Função Organizar É fundamental para a empresa resistir ao longo do tempo. Ordenar as tarefas de acordo com as áreas e a estrutura geral, permite otimizar os recursos necessários, aproveitar o tempo de trabalho, melhorar o fluxo de trabalho e tomar melhores decisões.
Em suma, organizar todas as partes que compõem a organização aumenta a produtividade e melhora os lucros.
Além dos objetivos traçados, dos imprevistos que possam surgir ou do responsável pela gestão, é preciso organizar cada parte da empresa no que se chama de “organograma”, uma representação gráfica da estrutura que mostra a interação entre cada parte e as pessoas que a integram.
Os principais tipos de organização podem ser:
- Linear. É o tipo de organização mais antigo e simples, e baseia-se no princípio da unidade piramidal de comando com uma única autoridade, canais formais de comunicação e decisões centralizadas.
- Funcional. Consiste em um tipo de organização baseada na especialização. É caracterizada por autoridade dividida, canais de comunicação diretos, descentralização de decisões e ênfase na especialização de tarefas.
Mais em: Organização administrativa
O papel de dirigir
A função de direção pertence à direção e consiste em dar ordens à força de trabalho. Instruções claras e específicas da administração, por meio dos canais apropriados, garantem o bom desempenho dos colaboradores.
Além disso, a motivação dos subordinados é importante para obter melhores respostas tanto na produtividade quanto no ambiente de trabalho. No entanto, dependendo da estrutura da empresa, pode ser difícil para a gestão manter um relacionamento próximo com todos os funcionários.
Os gestores devem ter canais de divulgação ou comunicação adequadosque lhes permitem transmitir mensagens claras, ter feedback e estar ciente do que os funcionários estão dizendo (por exemplo, por meio de testes de desempenho dos funcionários conduzidos por supervisores ou pesquisas de satisfação dos funcionários).
Mais em: Gestão Administrativa
A função de coordenação
A função de coordenação consiste em harmonizar todas as atividades e esforços de cada parte do organograma, para que atuem em conjunto em prol dos objetivos gerais da empresa. Cada área da organização deve ser complementada e enriquecida pelo trabalho das outras partes.
A liderança deve se concentrar na coordenação, para alcançar a motivação dos funcionários, o fluxo de trabalho adequado e a produtividade eficiente. Uma ferramenta chave para a coordenação é a comunicação através de vários canais, que permitem emitir mensagens claras e manter a proximidade com cada trabalhador.
A contratação de pessoal é um processo que envolve contratar trabalhadores adequados e reter aqueles que são adequados para a empresa (por meio de treinamento, remuneração e avaliação de funcionários). A atuação da coordenação em todas as áreas, permite detetar o perfil de colaborador necessário para cada tarefa.
função para controlar
A função de controlar ou monitorar garante que as tarefas sejam executadas conforme o planejado. Os gerentes precisam realizar avaliações de desempenho dos funcionários regularmente para antecipar possíveis obstáculos ou desvio de tarefas (o que impediria o alcance dos objetivos).
Os gerentes podem definir padrões de desempenho para medir o desempenho entre os trabalhadores. Com os resultados da análise, a gestão pode tomar melhores decisões, tanto para resolver conflitos quanto para corrigir erros em relação ao que foi planejado.
Mais em: Controle na administração
Referências
- «As cinco funções da gestão de Henry Fayol» em Notesmatic
- «As 5 funções da administração de Henri Fayol» na Web e nas empresas
- «Henri Fayol: Planejamento, organização, comando e controle» em Managers.org.uk
- “Papel da administração nas organizações” in Empreendedores