Explicamos o que é um plano de ação no mundo dos negócios, sua função e características. Além disso, como fazer um plano de ação.
O que é um plano de ação?
No mundo dos negócios, um plano de ação ou plano estratégico é conhecido como uma ferramenta administrativa ou de gestão, por meio da qual uma organização (ou, às vezes, um indivíduo) traçar o melhor caminho para alcançar seus objetivos. São planos completos e detalhados, em diferentes níveis, nos quais são determinados os objetivos específicos, os recursos necessários para o seu cumprimento e, finalmente, as atividades necessárias para torná-lo realidade.
La mejor forma de comprender un plan de acción es como una hoja de ruta, es decir, un diagrama de cómo alcanzar las metas propuestas: así como hay múltiples caminos para llegar a un destino, es posible también elegir diferentes caminos para cumplir los objetivos de a organização.
A importância deste tipo de ferramentas reside no facto de organizar esforços e permitir um planejamento adequado, o que reduz as margens de erro e o potencial desperdício de energia e recursos. Além disso, esses planos obedecem à premissa de segmentar um problema maior em metas pequenas e alcançáveis, avançando inadvertidamente em direção à meta global e evitando a paralisia.
Veja também: Planejamento de gestão
Características de um plano de ação
Não existe uma forma única de ser para os planos de ação, pois eles geralmente são adaptados à situação e necessidades de cada organização. No entanto, em termos muito gerais, qualquer plano de ação é caracterizado por:
- Com base nos objetivos definidos, propõe um caminho possível (ou vários) para o sucesso (a longo prazo), dividindo-o em unidades menores e realizáveis a curto e médio prazo.
- Deve ter um alto nível de detalhamento quanto à descrição das ações necessárias para atingir o objetivo: recursos necessários, tempo estimado, tarefas prioritárias, etc.
- É específico, na medida em que responder a uma determinada situação; se o quadro real mudar em qualquer extensão, o plano de ação também precisará ser alterado. Caso contrário, você estará no campo do improviso e do imprevisto.
- Geralmente é acompanhado por representações gráficas ou visual, como fluxogramas, esquemas, organogramas, etc.
Como fazer um plano de ação?
Embora não haja uma única forma de desenvolver um plano de ação, é possível dividi-lo em seis etapas principais que devem ser seguidas para que o plano de ação seja adequado. E estes são:
- Defina corretamente os objetivos. O provérbio diz que o vento nunca sopra a favor de quem não conhece o seu destino. Isso significa que, se não soubermos o que queremos alcançar, será impossível realmente alcançar o sucesso. Assim, o ponto de partida de qualquer plano de ação será sempre considerar objetivos alcançáveis, concretos e específicos a longo, médio e curto prazo.
- Planeje e escolha estratégias. Existem muitos caminhos possíveis para um mesmo objetivo e, para escolher aquele que melhor se adapta às nossas necessidades, ritmos e recursos, devemos primeiro considerar todos os caminhos possíveis. Feita a contagem, podemos descartar aquelas que não são úteis ou que não são viáveis, até encontrarmos nossa estratégia mais adequada.
- Definir tarefas e classificá-las. Uma estratégia nada mais é do que um percurso possível, ou seja, um caminho traçado em abstrato, e que ao ser posto em prática se traduzirá em um conjunto de tarefas específicas. Essas tarefas vão desde a obtenção dos recursos que faltam, organização e utilização dos mesmos, até a revisão ou controle necessários para a tomada de decisão. Será importante definir quais tarefas são necessárias para cumprir a estratégia e depois classificá-las como urgentes, importantes e comuns.
- Criar um gráfico de Gantt. Também conhecida como “gráfico de Gantt”, esta ferramenta irá ajudá-lo a definir as horas de início e fim de cada tarefa, bem como os períodos necessários à sua revisão. Afinal, nenhuma tarefa pode ser adiada indefinidamente.
- Nomear líderes e gerentes. Toda organização implica uma hierarquia, ou seja, uma cadeia de gerentes que devem coordenar e impulsionar cada tarefa. Não se trata de nomear chefes, mas de delegar autoridade para que não haja “gargalos” que retardem a tomada de decisões.
- executar o plano. O capítulo final de qualquer plano é, naturalmente, começar a trabalhar. Isto implica não só cumprir o que está estabelecido no plano, mas também verificar através de dinâmicas de controlo e supervisão se o plano traçado está correto e, caso não esteja, poder corrigi-lo atempadamente.
Continuar com: Planejamento estratégico
Referências
- “O que é um plano de ação?” no Rotary Internacional.
- “O que é um plano de ação?” no Head Start ECLKC.
- “Plano de ação: 6 passos eficazes para fazer sem errar” em Empreendedor.
- “O que é um plano de ação pessoal? Aprenda a fazer passo a passo” no Universia (Espanha).