Kanban

Explicamos o que é o método Kanban, como funciona e quais são seus benefícios. Além disso, contamos sobre sua origem e sua história.

O que é Kanban?

Kanban é o nome japonês (escrito 看板) para um sistema de informação que opera com base em cartões que identificam e controlam harmonicamente os processos de produção de uma organização. É considerado um subsistema do método Na hora certa (“Just in time”), também conhecido como “método Toyota”, que consiste na chegada de insumos e produtos manufaturados no momento e nas quantidades em que são necessários, sem necessidade de estocagem.

O método Kanban funciona de forma semelhante: o produto ou insumos são acompanhados de uma ficha de identificação que, uma vez utilizados ou consumidos os produtos, é enviada ao produtor como nota de pedido, para estimular a reposição de estoque. Desta forma, um fluxo contínuo é produzido que reduz a necessidade de armazenamento e torna a produção diretamente dependente da demandao que evita o excesso de produção.

Este mesmo princípio, geralmente aplicado às fábricas, É utilizado para o gerenciamento do trabalho intelectual, no que se denomina Quadros Kanban ou quadros Kanban. Estas últimas funcionam na base da visibilidade das obras pendentes, em curso e concluídas, mediante a utilização de fichas de identificação de cada obra ou tarefa, e da sua disposição num quadro com três colunas, cada uma para o respetivo estado de execução. brinco (façam), em processo (fazendo o trabalhar) o finalizado (feito).

Este método é utilizado no desenvolvimento de software, gestão operacional de negócios e diversas outras áreas de trabalho, sempre sob o lema de não sobrecarregar os trabalhadores e gerar um fluxo de trabalho estável.

Veja também: Gestão empresarial

Origem e história do Kanban

a palavra japonesa Kanban significa “sinal visual” ou “cartão”e era um modelo de gestão da produção surgiu nas fábricas da Toyota por volta de 1940como uma evolução do método Na hora certa que já governava a empresa.

A ideia por trás de sua criação foi estabelecer um modelo de trabalho transparente e eficiente que permitisse aos envolvidos saber a todo momento quais processos estavam prontos e quais não estavam. A criação deste método é creditada ao engenheiro industrial japonês Taiichi Ohno da Toyota.método que posteriormente foi replicado por seus concorrentes americanos.

Porém, O primeiro a aplicar esse método oriental à tecnologia da informação e ao desenvolvimento de software foi o americano David J. Anderson., por volta de 2004, que tomou como exemplo as experiências de outros empreendedores como Eliyahu Goldratt, Edward Deming e Peter Drucker. Dessa forma, conseguiu melhorar o fluxo de produtividade de sua empresa a tal ponto que posteriormente se dedicou a divulgar o método Kanban por meio de livros como Kanban: mudança evolutiva bem-sucedida de 2010.

Como funciona o método Kanban?

A ideia central do método Kanban é gerar um fluxo de produção transparente e ininterrupto, para o qual utiliza uma perspetiva de trabalho evolutiva e não disruptiva. Para isso é possível utilizar quadros físicos (como quadros de acrílico) ou ferramentas de software Kanban especializadas.

A ideia é visualizar facilmente os tempos e fluxos dos diferentes processos e, assim, poder tomar decisões que maximizem sua eficiência ou reduzam “gargalos”, assim como fez a empresa Toyota em meados do século 20, eliminando a necessidade de armazenar matérias-primas e produtos manufaturados.

Em poucas palavras, o sistema Kanban propõe que uma determinada tarefa seja identificada com um cartão adesivo (um poste, por exemplo), que deve percorrer as diferentes etapas de seu processo para acompanhá-lo e torná-lo visível. Esse deslocamento ocorre nas mãos da equipe que o realiza, de forma que o quadro torna-se um ponto de encontro e diálogo entre as equipes de trabalhoe dessas reuniões surgem as opções de melhoria do sistema.

Para que o método seja bem-sucedido, no entanto, deve-se atentar para seus quatro princípios básicos, detalhados a seguir.

Os princípios do Kanban

• Você sempre começa com o que já está feito. Em outras palavras, devemos começar com o que já estamos fazendo, não tentar começar do zero para organizar o processo. O Kanban trabalha com procedimentos que já estão em andamento, pois opera com base na sua evolução e no seu desenvolvimento futuro imediato.
• As mudanças são propostas de forma gradual e evolutiva. Mudanças radicais podem ser atraentes, mas vêm com taxas de falha mais altas. O Kanban propõe a identificação e realização de pequenas, mas significativas mudanças, realizadas de forma contínua: a ideia é conduzir gradativamente o sistema em direção a um novo padrão.
• As funções, processos e cobranças atuais são respeitados. As mudanças sempre trazem resistências, e a melhor forma de aplicá-las é preservando a hierarquia e a estrutura vigentes, para caminhar gradativamente para a melhoria do sistema, e não para sua revolução violenta.
• A liderança é exercida em todos os níveis. O método Kanban não delega a liderança à gestão nem opera verticalmente, mas exige o consenso dos envolvidos, que devem empreender e sustentar as mudanças com convicção. Caso contrário, as velhas práticas serão mantidas por inércia ou oposição.

Benefícios do Kanban

Os principais benefícios do método Kanban podem ser resumidos como:

• Permite maior organização e colaboração. A abordagem visual da metodologia Kanban permite um acompanhamento mais simples, rápido e pragmático das tarefas, o que se traduz em maiores possibilidades de colaboração entre diferentes equipas e estruturas mentais mais flexíveis.
• Promove desempenho e transparência. A flexibilidade e o pragmatismo do método Kanban colocam o desempenho e a transparência em primeiro lugar, ou seja, prioriza a eficiência e a comunicação, duas características fundamentais para o sucesso de qualquer tipo de organização. Ao permitir que o andamento dos processos seja observado abertamente, estimula-se o diálogo e abre-se espaço para pequenas mudanças.
• Permite uma melhor distribuição do trabalho. A visibilidade e simplicidade estética do modelo Kanban implica um menor investimento de tempo e esforço nos modelos de apresentação de trabalhos, implementando um esquema simples e direto que reduz o tempo de espera e facilita a realocação de recursos.

As seis práticas básicas do Kanban

Conforme proposto por David J. Anderson e seus seguidores, o método Kanban pode ser implementado corretamente se forem levadas em consideração seis tarefas fundamentais, denominadas “práticas”:

• Visualize o fluxo de trabalho. Para entender as necessidades do fluxo de trabalho, é fundamental adquirir uma visão geral de como ele ocorre, e para isso é necessária uma correta visualização do processo, ou seja, uma boa representação das diferentes dinâmicas envolvidas. Para isso, é fundamental ter no tabuleiro tantas colunas quantas forem as fases, por exemplo, para que as cartas ou rótulos ocupem seu lugar de acordo com suas fases atuais.
• limitar o Trabalho em progresso. O sistema Kanban é um sistema do tipo puxar (“puxar” em inglês), que exige a conclusão de trabalhos pendentes antes de poder assumir novas etapas ou necessidades. Em outras palavras, os trabalhadores devem ser incentivados a cumprir suas tarefas para avançar e assumir novas, evitando a todo custo o acúmulo de empregos “em processo”.
• Direcione e gerencie o fluxo. Este é o coração do método Kanban: controlar o fluxo de trabalho, destacar suas principais etapas e descobrir e resolver os funis ou “gargalos”. Para isso, é conveniente identificar e eliminar etapas intermediárias de espera, reduzir o tempo de transferência e tornar o fluxo de trabalho um processo suave, previsível e harmonioso. Desta forma, os tempos de conclusão de cada tarefa podem ser previstos com certeza.
• Explícita as políticas de uso. As políticas de uso são as regras do processo de trabalho, que devem ser plena e comumente compreendidas por todos os envolvidos. Algumas regras de jogo claras, explícitas e formuladas de forma simples são um grande aliado para a resolução de problemas, o que promove a autonomia e a independência do trabalhador. Essas “regras” podem ser pensadas como um algoritmo a seguir, um protocolo de observação ou simplesmente os padrões para saber e reconhecer quando uma tarefa é realizada e, portanto, deve passar para a próxima coluna.
• Use loops de feedback. Um loop de feedback é um mecanismo de análise no qual a resposta de um processo oferece informações sobre como o próprio processo ocorreu e, assim, contribui para a tomada de decisão que leva ao seu próprio aprimoramento. Em outras palavras, é um retorno entre produto e processo, em que o primeiro fornece informações valiosas sobre como o segundo ocorre. As métricas, os relatórios, a avaliação contínua do fluxo de trabalho são fundamentais para tomar as decisões certas.
• Evolua de forma colaborativa e experimental. Como o Kanban é um processo evolutivo de melhoria, seus resultados ocorrem a médio ou longo prazo, e acontecem na medida em que a comunidade se envolve com as pequenas mudanças que melhoram o desempenho. Cada mudança é medida, avaliada e pensada cientificamente, algo que não é difícil desde que você tenha um diagrama de processo claramente ilustrado, e assim você pode avançar para a melhoria global e contínua da organização.

Diferenças entre Kanban e Scrum

Tanto o Kanban quanto o Scrum são metodologias de organização de projetos, que enfatizam o movimento contínuo. e se concentram em tarefas pequenas, simples e pontuais. Ambos têm uma aproximação Agile e aprenda (“Agilidade e aprendizado”), mas abordam seus processos de maneiras muito diferentes umas das outras.

Assim, enquanto o Kanban enfatiza a visualização do fluxo de trabalho e o fluxo contínuo, O Scrum propõe cronogramas de implementação para cada atribuição e ciclo de entrega (corrida) que geralmente variam de uma a quatro semanas. O Kanban é um modelo estável, comprometido com a previsibilidade e a mudança experimental; O Scrum, por outro lado, é um modelo altamente adaptável e estruturado, embora com papéis fixos definidos.

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Referências

• “Kanban” na Wikipédia.
• “Kanban (desenvolvimento)” na Wikipedia.
• “O que é Kanban?” em Como o trabalho realmente é feito.
• “O que é um Quadro Kanban? Básicos e benefícios” no consultor da Forbes.
• “Kanban vs. Scrum. Qual é a diferença?” en Coursera.